tel +66(0) 2634 7993-4
Youtube Facebook Twitter
Schedule NTC Network Training Center

Organizing and Using Advanced Feature E-Mail in Outlook

ระยะเวลา 1 วัน

วัตถุประสงค์

  • เรียนรู้วิธีการ Organize และ Manage Inbox เพื่อจัดเก็บหรือค้นหา E-Mail ที่เข้ามาในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงแก้ปัญหา Mailbox Size ที่เต็มตลอดเวลาอย่างถูกวิธี
  • เรียนรู้วิธีการใช้งาน Advanced Feature ต่างๆ ของ E-Mail เพื่อการรับ-ส่ง E-Mail ในชีวิตประจำวันได้อย่างรวดเร็ว ใช้ Outlook ให้เป็นมากกว่าการรับ-ส่ง E-mail ธรรมดา โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเทคนิควิธีการที่ได้เรียนรู้ไปปรับใช้ในการบริหารและจัดการ E-mail ให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

 

รายละเอียดหลักสูตร

การ Organize และ Manage Inbox

  • การสร้างระบบจัดเก็บ E-Mail ใน Inbox ให้แยกจัดเก็บตามชื่อหรือเรื่องที่ต้องการแบบอัตโนมัติ โดยสามารถกำหนดให้ระบบทำการเก็บทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนเอง
  • การค้นหา E-Mail ที่ต้องการอย่างรวดเร็ว โดยใช้คำสั่ง From, Subject, Received Date หรือ Sent Date
  • การค้นหา E-Mail ที่ได้มีการ Reply ระหว่างกันอย่างรวดเร็ว
  • การบริหารและจัดเก็บ Address Book ให้เกิดความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพสูงสุด
  • การตรวจดูขนาดของ Mailbox ว่าจะเต็มหรือยัง?
  • การสร้างระบบ Backup E-Mail เพื่อเก็บอีเมล์ที่เก่าไว้แยกต่างหาก
  • การตั้งเวลา Backup E-Mail ให้ทำงานตามวันที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ
  • การค้นหาและ Restore E-mail ที่ได้ Backup ไว้กลับคืนมา
  • การ Export E-Mail และ Address Book เพื่อนำข้อมูลไปใช้งานที่สถานที่หรือ PC เครื่องอื่นๆ
  • วิธีลดขนาดของ Mailbox Size

 

เทคนิคการจัดการกับ Junk E-mail

  • การเพิ่มรายชื่อของ Junk E-mail หรือทั้ง Domain เพื่อการใช้งานครั้งต่อๆไปจะถูกลบทิ้งแบบอัตโนมัติ
  • การแยกระหว่างรายชื่อ E-mail ที่ดีและ Junk E-mail และกำหนดให้รับเฉพาะจาก E-mail ที่ระบุไว้เท่านั้น
  • เทคนิคการลบ Junk E-mail ให้หายไปอย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องลบทีละ E-mail
  • การ Import และ Export รายชื่อ Junk E-mail ไปใช้กับเครื่องอื่นๆ

 

Advanced Feature สำหรับการส่ง E-Mail

  • การส่ง E-Mail แบบมีตัวเลือกให้ผู้รับเลือกตอบกลับในลักษณะของการ Voting เช่น คุณว่างที่จะเข้าร่วมประชุมหรือไม่ คลิกปุ่มว่างหรือปุ่มไม่ว่าง รวมถึงการดูผลสรุปของการ Vote ว่ามีผู้ตอบเป็นจำนวนเท่าใด
  • การกำหนดให้ E-Mail ถูก Forward ไปยัง E-Mail ที่ระบุไว้แบบอัตโนมัติในช่วงวันหยุด เช่น เมื่อคุณลาพักร้อนหรือไปต่างประเทศแล้วต้องการที่จะเช็ค E-Mail ที่เข้ามาผ่านทาง Hotmail หรือ Yahoo Mail เป็นต้น
  • การส่งข้อความเตือนไปพร้อมกับ E-Mail เพื่อเตือนให้ผู้รับทำอะไรบางอย่างตามวันหรือเวลาที่กำหนดไว้
  • การตั้งเวลาส่ง E-Mail ล่วงหน้า เช่น การส่ง E-Mail เพื่อสั่งงานไว้ล่วงหน้า หรือ Happy Birthday ลูกค้าล่วงหน้าในกรณีที่คุณหยุดพักร้อนหรือติดธุระทำให้ไม่สามารถส่ง E-Mail ได้ในวันดังกล่าว
  • การซ่อนรายชื่อ E-Mail ผู้อื่นเพื่อไม่ให้ผู้รับทราบว่าได้ส่ง E-Mail ถึงใครบ้าง
  • การสร้างเมนูรายชื่อผู้ที่ต้องส่ง E-Mail เป็นประจำ เพื่อให้การส่งถึงผู้รับเหล่านั้นทำได้อย่างรวดเร็ว
  • การส่ง E-Mail ซ้ำอย่างรวดเร็ว ในกรณีที่ผู้รับแจ้งว่ายังไม่ได้รับ E-Mail ที่ส่งไปแล้ว
  • การยกเลิก E-Mail ที่ได้ส่งออกไป ในกรณีที่ส่งผิด
  • การดึง E-Mail ที่ได้ส่งออกไปแล้วกลับคืน
  • การป้องกันไม่ให้ E-mail ทุกฉบับส่งไปทันทีเมื่อคลิกปุ่ม Send เพื่อป้องกันการพิมพ์ข้อมูลผิดพลาดหรือลืมแนบไฟล์ (Add Attachment)
  • การส่ง E-Mail ในลักษณะแบบเว็บเพจเพื่อนำเสนอสินค้าหรือบริการให้ดูน่าสนใจ หรืออาจจะต้องการให้ผู้รับได้เห็นหน้าเว็บเพจเสมือนกับไปเข้าไปในเว็บไซต์จริง
  • การส่ง Calendar หรือ Contact ใน Outlook พร้อมกับ E-Mail
  • การมอบหมายงานทาง E-Mail และการติดตาม E-Mail ที่ได้มอบหมายงานไว้อย่างรวดเร็ว
  • การส่งไฟล์ Excel หรือ Word ไปให้ผู้อื่นโดยให้เห็นข้อมูลในเนื้อหาทันที โดยไม่ต้องแนบไฟล์ Attachment

 

Advanced Feature สำหรับการรับ E-Mail

  • การเก็บ Contact หรือ Calendar ที่ผู้อื่นส่งมาเข้าไว้ใน Calendar หรือ Contact ของเราเอง
  • การกำหนดให้ E-Mail ที่คุณสนใจไม่ว่าจะมาจาก From หรือ Subject ที่ระบุไว้ ให้มีรูปแบบที่ชัดเจน สะดุดตาและแตกต่างจาก E-Mail ทั่วไป เพื่อประโยชน์ในการแยกแยะ E-Mail ที่สำคัญออกจาก E-Mail ทั่วๆไป เช่น E-Mail จากเจ้านายหรือเรื่องที่กำลังติดตามอยู่ ฯลฯ
  • การกำหนดเสียงเตือนเฉพาะให้ E-Mail
  • การเลือก Download เฉพาะ E-Mail บางฉบับมาอ่านก่อน โดยไม่จำเป็นจะต้องเสียเวลาโหลด E-Mail ที่เข้ามาตามวันที่ ซึ่งเป็นประโยชน์ในกรณีที่ทำงานอยู่นอกบริษัทฯ เชื่อมต่ออินเตอร์ด้วยความเร็วต่ำ  แต่ต้องการเลือกอ่านเฉพาะ E-Mail ที่สำคัญๆ ก่อนฉบับอื่น ฯลฯ
  • การสร้าง Reminder เตือนสำหรับ E-Mail

 

ผู้ที่เหมาะจะเข้ารับการอบรม

  • ผู้ที่ใช้งาน Outlook เป็นประจำ
  • ผู้ที่มี E-Mail ใน Inbox มากมายและต้องการรู้จักวิธีบริหารและจัดเก็บที่ถูกต้อง
Name :
Email :
 
Youtube Facebook Twitter