tel +66(0) 2634 7993-4
Youtube Facebook Twitter
Schedule NTC Network Training Center

Advanced Technique in Outlook

ระยะเวลา 1 วัน

 

วัตถุประสงค์

หลักสูตรนี้มุ่งเน้นด้านเทคนิคและวิธีการในการใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้อย่างเร็วมากยิ่งขึ้น เป็นการแก้ข้อจำกัดของการใช้งาน Outlook ในรูปแบบเดิมๆ อาทิ การแยกไฟล์ Attachment ออกจาก E-Mail ทุกฉบับเพื่อให้ขนาดของไฟล์ Outlook เล็กลง การกำหนดให้ไฟล์ที่เป็น Attachment ถูก Zip อัตโนมัติเมื่อส่งเมล์ ฯลฯ เพื่อนำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์กับงานในองค์กรของตนได้อย่างเหมาะสมและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

 

รายละเอียดหลักสูตร

เทคนิคการใช้งาน E-mail

  • เทคนิคการสั่งพิมพ์เฉพาะตัวเนื้อหาจดหมายหรือเฉพาะบริเวณข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น โดยไม่ต้อง Copyข้อมูลไปไว้ในโปรแกรม Word นำไปใช้ในกรณีที่มีรายชื่อใน To หรือ CC เป็นจำนวนมาก
  • เทคนิคการแยก E-mail ตาม To หรือ CC เพื่อแยกความสำคัญเร่งด่วนของ E-mail ที่ควรจะต้องอ่านก่อน ซึ่งโดยปกติ Outlook จะไม่มีมุมมองในลักษณะนี้ เหมาะอย่างมากในกรณีที่ไม่ได้อ่านอีเมล์เป็นระยะเวลานนานแล้วมี E-mail เข้ามาเป็นจำนวนมากแต่ต้องการดูเฉพาะ E-mail ที่สำคัญก่อน
  • เทคนิคการใช้สีแยก E-mail ตาม To และ CC เพื่อให้ง่ายต่อการมองหา E-mail ที่สำคัญต่อผู้ใช้งาน
  • เทคนิคการลบหรือย้าย Attachment ออกจาก E-mail เป็นการช่วยลดขนาดของ Outlook ไฟล์ให้เล็กลง และยังสามารถที่จะลิงก์เพื่อเปิด Attachment ได้แบบปกติด้วย
  • เทคนิคการ Zip ไฟล์ Attachment แบบอัตโนมัติเมื่อ Send E-mail เพื่อช่วยให้การส่ง E-mail ทำได้รวดเร็วขึ้น เนื่องจากขนาดของไฟล์จะเล็กลงเพราะถูก Zip แบบอัตโนมัติเมื่อถูกส่งออกไป
  • เทคนิคการลบรายชื่อออกจาก AutoComplete ซึ่งโดยปกติ Outlook จะแสดงรายชื่ออีเมล์ที่เคยใช้งานไปแล้ว ซึ่งในบางครั้งผู้ใช้งานอาจต้องการ Reset หรือลบบางรายชื่อออก
  • เทคนิคการใช้ Outlook รับข้อมูลจากเว็บไซต์ที่ให้บริการส่งข้อมูลแบบอัตโนมัติ คล้ายกับการรับข่าวแบบ SMS บนมือถือ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการติดตามข่าวสารอย่างใกล้ชิดและทันเหตุการณ์โดยไม่ต้องเข้า Internet เพื่อเช็คข้อมูลด้วยตนเอง
  • เทคนิคการกำหนดให้ E-mail เครื่องผู้อื่น ถูกส่ง BCC มายังชื่อของผู้ใช้งานแบบอัตโนมัติ เพื่อตรวจสอบอีเมล์ของบุคคลอื่นๆ ว่าได้ส่งไปให้ใครบ้าง

 

เทคนิคการใช้งาน Calendar

  • เทคนิคการกำหนดให้ Calendar แสดงสีอัตโนมัติ เพื่อแยกข้อมูลให้เห็นได้อย่างชัดเจน
  • เทคนิคการสร้างวันหยุดขององค์กร เพื่อให้ผู้อื่นสามารถ Add วันหยุดเข้าไปแบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องพิมพ์วันหยุดใน Calendar เอง
  • เทคนิคการให้ Calendar แสดงเฉพาะ Appointment ตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไปหรือแสดงเฉพาะ Calendar ของเดือนนี้เท่านั้น ทำให้การดูข้อมูลของ Appointment เป็นไปอย่างง่ายขึ้น
  • เทคนิคการแสดงข้อมูลเฉพาะที่ต้องการให้ปรากฏเท่านั้น เช่น ให้แสดงเฉพาะวันที่ Meeting หรือวันที่นัดลูกค้าเพียงอย่างเดียว ซึ่งทำให้การมองข้อมูลสะดวกและง่ายขึ้น แก้ปัญหาการหาข้อมูลไม่พบ

 

เทคนิคการใช้งาน Contact

  • เทคนิคการกำหนดให้โฟลเดอร์ Contact ปรากฏเป็น Address Book ซึ่งโดยปกติผู้ที่ใช้งาน Exchange Server อยู่นั้น โปรแกรมจะตั้ง Global Address List เป็นค่า Default ไว้
  • เทคนิคการแชร์นามบัตรไปให้ผู้อื่น ไม่ว่าผู้รับจะใช้ Outlook, Gmail หรือ Hotmail ก็ตาม
  • เทคนิคการให้ Address Book แสดงหลาย Contact พร้อมกัน เช่น หากคุณมีโฟลเดอร์ Contact แยกเป็น Customer, Supplier, Friend แล้วต้องการเลือก Address Book ตามต้องการ
  • เทคนิคการ Export Contact ไปเป็นไฟล์ Excel เพื่อไปใช้ประโยชน์ต่อใน Excel หรือการ Import ข้อมูลรายชื่อจาก Excel เข้ามาเก็บไว้ใน Contact

 

เทคนิคการใช้งาน Task

  • เทคนิคการป้อนวัน Due Date อย่างรวดเร็ว เช่น หากต้องการป้อน Due Date ในอีก 2 วัน หรือ 1 สัปดาห์ จะทำอย่างไรโดยไม่ต้องเสียเวลาคลิกปุ่มเลือกวันที่
  • เทคนิคการสร้าง Task จาก E-Mail อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องป้อน Task
  • เทคนิคการสร้าง Task ซ้ำๆ แบบอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ที่มี Task ที่เกิดขึ้นซ้ำเป็นประจำ
  • เทคนิคการกำหนดให้ E-mail ที่ส่งไปให้ผู้อื่นถูกเก็บเป็น Task แบบอัตโนมัติ เมื่อมอบหมายงานให้ผู้อื่นแล้วต้องการให้ E-Mail ฉบับนั้นถูกเก็บเป็น Task ไว้ติดตามงานได้ โดยไม่ต้องป้อน Task ทุกครั้ง

 

เทคนิคการใช้งาน Note

  • เทคนิคการกำหนดให้ Note แสดงค้างบนหน้าจอตลอดเวลา ซึ่งข้อจำกัดของ Outlook ไม่สามารถทำได้โดยตรง
  • เทคนิคการสั่งพิมพ์หลายๆ Note พร้อมกันในคราวเดียว ซึ่งปกติ Outlook จะพิมพ์ได้ทีละ Note
  • เทคนิคการส่ง Note ไปยัง E-mail โดยไม่ใช่แบบ Attachment เหมาะสำหรับในกรณีที่ผู้ใช้งานต้องการส่ง Note ไปยัง Hotmail หรือ Gmailอื่นๆ
  • เทคนิคการแสดง Note แบบเต็มจอ ทำให้เห็นข้อความทั้งหมดใน Note เป็นการแก้ข้อจำกัดของ Note ที่ไม่มีแถบ Scrollbar ด้านข้าง

 

เทคนิคการใช้งานทั่วไป

  • Keyboard Shortcut ต่างๆ ที่ควรจะต้องรู้เพื่อให้การใช้งาน Outlook ทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เช่น การจด Note อย่างรวดเร็วในขณะที่หน้าจออยู่ที่ Email เป็นต้น

 

ผู้ที่เหมาะจะเข้ารับการอบรม

  • ผู้ที่ใช้งาน Outlook และต้องการเรียนรู้เทคนิคพิเศษ
  • พนักงานฝ่าย IT Support ขององค์กร

 

Name :
Email :
 
Youtube Facebook Twitter